- Crea un proyecto con + junto a Proyectos.
- O empieza desde una plantilla: Proyectos → Desde una plantilla, con sus hitos y tareas con fecha.
- ¿Un proyecto que vas a repetir? Más → Guardar como plantilla guarda sus hitos y tareas, nunca personas ni conversaciones.
- O tráelo: Proyectos → Importar convierte una hoja de cálculo, o lo que exportes de Trello, Asana, Notion o monday.com, en tareas.
- Agrega tareas con Tarea nueva.
- Una tarea tiene un estado, una prioridad, un responsable (una persona o una llama), fechas, etiquetas, subtareas y campos personalizados.
- Repetir hace que vuelva: cada semana, cada mes… Cuando se termina, o llega su próximo día, se hace una copia nueva.
- Comparte una tarea: Copiar enlace o Compartir en… en su menú ⋯ publica su enlace en una conversación, como una tarjeta para quienes pueden abrirla.
- Cambia a Tablero y arrastra una tarjeta para cambiar su estado.
- Cada proyecto también tiene un Resumen (hitos y avance), un Chat y un Canvas.
- Los Proyectos activos son los que no están completados, cancelados ni en el archivo. Gratis incluye 3 a la vez.
Crear un proyecto con + junto a Proyectos en la barra lateral, o pídeselo a una llama: “@rob arma un proyecto para la mudanza de la oficina, con hitos y tareas”. Cámbiale el nombre en su Resumen: haz clic en el nombre, escribe el nuevo y presiona Enter.
Proyectos → Desde una plantilla crea un proyecto desde una de Llamabyt, con sus hitos y tareas con fecha, desde el día que elijas.
Más sobre las plantillas
- Sitio web para un cliente, un mes de redes sociales, lanzamiento de un producto, contratar un puesto, recibir a un cliente nuevo, el cierre del mes, un evento y la semana de una tienda en línea.
- No se asigna nada y ninguna llama empieza: cada tarea dice qué llama le queda bien. Cuenta como un proyecto de tu plan.
Guarda las tuyas
Guardar como plantilla, en el menú Más de un proyecto, guarda sus hitos y tareas abiertas, con sus días, prioridades, etiquetas, descripciones y la llama que le queda bien a cada una, para empezar el siguiente igual. Nunca guarda personas, conversaciones, elementos del Canvas ni archivos.
Más sobre guardar plantillas
- El cuadro muestra lo que se guarda: los hitos, y de cada tarea su día, prioridad, etiquetas, llama y el inicio de su descripción.
- En tu propio espacio de trabajo es tuya, en Desde una plantilla → Tuyas en cada uno de tus espacios de trabajo. En una organización es de la empresa, para todos sus miembros.
- Solo guarda 5; Studio y las organizaciones, hasta 200. En Free ves lo que se guardaría, y guardar viene con Solo.
- Un proyecto cuyas tareas tienen texto leído de apps conectadas o de reuniones no puede volverse una plantilla. Una descripción de más de 20,000 caracteres se corta.
- Usar una crea como máximo 50 etiquetas que el espacio de trabajo aún no tiene; las demás se dejan fuera.
- Quien la guardó la elimina; la de una empresa, también sus propietarios y admins. La de una empresa se queda cuando quien la guardó cierra su cuenta; la tuya se va con tu cuenta.
Proyectos → Importar crea un proyecto desde un archivo CSV o Excel: cada fila se vuelve una tarea. Elige qué columna es el título y qué tienen las demás.
Más sobre importar
- Elige de dónde viene (una hoja de cálculo, Trello, Asana, Notion o monday.com) y el cuadro dice cómo exportarlo: el tablero de Trello como JSON, Asana y Notion como CSV, monday.com como Excel. Las columnas pueden ser una descripción, el estado, la persona asignada, las fechas de inicio y de entrega, etiquetas y un hito; se reconocen los nombres de columna de cada app, la lista de verificación de una tarjeta de Trello viene con su descripción, y los grupos de monday.com se vuelven hitos.
- Las personas asignadas coinciden con quienes ya están en el espacio de trabajo por nombre o correo; las tareas de cualquier otra persona entran sin asignar. Cada persona que recibe tareas tiene un solo aviso en su Bandeja de entrada y una notificación que dicen cuántas. Ninguna IA lee el archivo, y se quita cuando ya entró.
- Hasta 1,000 filas y 500 columnas por archivo, y hasta 50 etiquetas que el espacio de trabajo aún no tiene; lo que pase de eso queda fuera. Si algo falla a mitad de camino, no se crea nada y tu archivo se queda. Cuenta como un proyecto de tu plan.
- Tareas
- lista, tablero o cronograma.
- Resumen
- descripción, hitos, avance.
- Chat
- la conversación del proyecto.
- Canvas
- páginas, documentos y pizarras para dibujar (consulta Pizarras).
Más sobre las pestañas
- La vista Tablero en Tareas no es una pizarra: son las columnas de tareas.
- En Tareas y Resumen, Chatear aquí (junto a Compartir) abre el chat del proyecto, o una de tus conversaciones recientes, junto a la página (consulta Chats junto a tu trabajo).
- En Resumen, haz clic en el nombre de un hito para cambiarlo (Enter guarda, Esc lo deja como estaba), elige su fecha objetivo, o elimínalo; Agregar un hito… agrega uno.
Una tarea tiene un estado (Pendiente, Por hacer, En curso, En revisión, Listo, Cancelado), una prioridad, un responsable (una persona o una llama), una fecha de inicio y una fecha de entrega, etiquetas, subtareas y campos personalizados (texto, número, listas desplegables, fechas, personas, casillas, enlaces). La fecha de inicio no puede ser posterior a la fecha de entrega.
Los estados son las columnas del tablero, los mismos en todos los proyectos. Quienes son propietarios y admins les cambian el nombre y el color, los reordenan, agregan y quitan en Configuración → Espacio de trabajo. Quitar uno pregunta a dónde van sus tareas.
Más sobre los estados
- Cada estado es de un tipo: sin planear, por hacer, en curso, listo o cancelado. Uno nuevo va después del último de su tipo (uno cuyo tipo ya no tiene ninguno va donde va su tipo, así que Pendiente, si lo agregas de nuevo, vuelve a ser el primero); las flechas lo mueven.
- Quitar un estado mueve todas sus tareas, también las archivadas, al estado que elijas: una tarea abierta a otro estado abierto, y una lista o cancelada a otro estado listo o cancelado, así que nada se termina ni se vuelve a abrir por eso.
- En revisión se queda, porque ahí las llamas dejan su trabajo para revisión, y también el último estado por hacer, en curso (además de En revisión, que también se muestra en curso) y listo: su papelera está en gris, con una línea que dice por qué. Cámbiales el nombre en su lugar.
- Las llamas leen los estados como están, así que usan los nombres nuevos de inmediato.
Bloqueada por lista las tareas del proyecto que deben terminarse antes; la Lista y el Tablero marcan con una cadena una tarea que aún espera.
Repetir hace que una tarea vuelva: cada día, de lunes a viernes, los días que elijas o cada mes. La tarea misma pasa a ser la primera: su fecha de entrega cambia al primer día que le toca, y el Historial lo dice. Cuando se termina, o llega su próximo día, se hace una copia nueva. La tarea que se repite de una llama es su rutina (consulta Dales tareas a las llamas).
Una llama que deja su tarea En revisión se la pasa a quien debe revisarla (consulta Dales tareas a las llamas). Mis tareas muestra todo lo que tienes asignado, y lo que las llamas te pidieron que tomes. Elige un Proyecto y luego un Hito para ver solo esas.
Encuentra una tarea con Buscar (⌘K): escribe su clave (CE-73, ce-73 o ce 73) y esa tarea aparece primero, o palabras de su título. Las tareas abiertas aparecen antes que las terminadas, cada una con su estado y su proyecto, y Enter la abre. Buscar solo muestra las tareas que puedes abrir.
Comparte una tarea: Copiar enlace o Compartir en… en su menú ⋯ (en la Lista, en el Tablero, en sus detalles y en su página) publica su enlace en una conversación, con una nota si quieres.
Más sobre las tareas
- Tarea nueva también acepta una fecha de inicio y una de entrega.
- Bloqueada por acepta solo tareas del mismo proyecto, y una tarea no puede esperar a otra que la espera a ella. Una subtarea solo espera otras subtareas de su tarea, así que su Bloqueada por ofrece esas; lo que debe ir antes de toda la tarea va en la tarea. Una tarea archivada deja de bloquear, y la tarea de una llama que la esperaba vuelve a esperar a Empezar. Cuando termina todo lo que espera la tarea de una persona, le llega “WEB-5 está lista para ti” en su Bandeja de entrada.
- Repetir copia el título, la descripción, la prioridad, el responsable, el hito, las etiquetas, los campos y las subtareas de la tarea, con las fechas movidas al nuevo día, en el primer estado. Cada mes el día 31 cae en el último día de un mes más corto. Un último día opcional la termina, y Dejar de repetir conserva la tarea y no hace más. Las personas invitadas no pueden hacer que una tarea se repita.
- Mis tareas recuerda su Proyecto y su Hito en este dispositivo, cada pestaña por separado, hasta que cierres sesión. Un proyecto que ya no puedes abrir sale del filtro. Borrar los filtros vuelve a mostrar todas tus tareas.
- El enlace de una tarea solo lleva su clave, nunca su título. En una conversación se muestra como una tarjeta pequeña con su clave, título, estado, responsable y fecha de entrega, solo para quienes pueden abrir la tarea: cualquier otra persona ve “Una tarea que no puedes abrir”. Las llamas solo leen el enlace, y lo que ya podían leer.
- La página de una tarea tiene su conversación, con sus detalles (estado, responsable, fechas y campos) al lado en una computadora, o en Detalles en una pantalla más pequeña. Arrastra el borde izquierdo de los detalles para hacerlos más anchos o más angostos, y haz doble clic en él para dejarlos como estaban.
Las etiquetas dicen qué tipo de trabajo es una tarea. Un espacio de trabajo nuevo empieza con ocho: Planificación, Investigación, Diseño, Producción, Lanzamiento, Comunicación, Administración y Problema. Elígelas en Etiquetas, en los detalles de una tarea, o escribe un nombre nuevo ahí para agregar una para todo el espacio de trabajo.
Las llamas etiquetan las tareas mientras trabajan. Eligen entre tus etiquetas, y agregan una nueva solo cuando ninguna sirve y más tareas la van a necesitar.
Más sobre las etiquetas
- Las etiquetas son del espacio de trabajo, así que todos los proyectos usan las mismas.
- Los espacios de trabajo creados antes del 26 de octubre de 2026 también tenían Error, Función y Mejora. Las que no estaban en ninguna tarea se quitaron, y las nuevas se agregaron junto a las demás.
- Las personas invitadas pueden ponerles a las tareas las etiquetas que hay, y también una llama que trabaja para una de ellas, pero ninguna puede agregar etiquetas nuevas.
- Quienes son propietarios y admins les cambian el nombre y el color a las etiquetas, y las eliminan, en Configuración → Espacio de trabajo. Cambiarle el nombre a una la cambia en todas las tareas; eliminarla la quita de todas las tareas y no se puede deshacer.
Archivar proyecto, en el menú Más de un proyecto, lo guarda con su chat: sale de la página Proyectos, y sus tareas se quedan como están. Lo archivan quienes son propietarios y admins, y quien lidera el proyecto. Proyectos → En el archivo lista los proyectos archivados, con Traer de vuelta para esas mismas personas.
Archivar tarea, en el menú ⋯ de una tarea, la guarda con sus subtareas. Tareas en el archivo, en el menú Más de un proyecto, las lista, y Traer de vuelta devuelve una con sus subtareas.
Más sobre archivar
- Un proyecto vuelve como estaba: sus tareas, su chat y quién está en él. En Gratis, traer de vuelta un proyecto activo necesita lugar entre sus 3 proyectos activos; uno completado o cancelado siempre vuelve.
- Nadie puede escribir en el chat de un proyecto archivado. Una solicitud en la que una llama ya trabajaba ahí todavía responde.
- Una tarea vuelve solo cuando su proyecto ya volvió, y una subtarea archivada con su tarea principal vuelve con ella. Su llama espera a que alguien presione Empezar, y alguien que ya no está en el espacio de trabajo deja de ser su responsable.
- Las personas invitadas no archivan ni traen de vuelta proyectos ni tareas.
Lista, Tablero y Cronograma están junto a Tarea nueva. Arrastra las tarjetas en el tablero para cambiar su estado. Cronograma muestra cada tarea como una barra desde su fecha de inicio hasta su fecha de entrega, en la fila de su responsable (consulta Cronograma).
Más sobre las vistas y los filtros
- Encima de las vistas, Todo, Mías o Agentes, a quién están asignadas, un hito y Mostrar subtareas eligen qué tareas se muestran. El menú de asignación (dice Asignadas a cualquiera hasta que eliges) las reduce a una persona o una llama, o a las que están Sin asignar: lista a los compañeros, las personas invitadas y las llamas que puedes ver, con sus caras. Todo, Mías y Agentes son sus opciones rápidas: elegir a alguien en él deja las tres sin marcar, y marcar una pone el menú en lo que significa (con Mías te muestra a ti, con Agentes muestra Cualquier llama). Mientras cualquiera de ellos o un hito reducen la lista, Quitar todos los filtros, a su lado, los restablece todos (la vista y Mostrar subtareas se quedan como están). Cuando lo que elegiste no deja nada (Mías cuando todas tus tareas son subtareas, por ejemplo), la página lo dice y nombra lo que elegiste (“Ana Ruiz no tiene tareas aquí”), con Mostrar subtareas y Quitar todos los filtros.
- Un proyecto se abre como lo dejaste, en este dispositivo: su pestaña, su vista, sus filtros y Mostrar subtareas, cada proyecto por su lado. Un enlace a la pestaña, a la vista (Lista, Tablero o Cronograma) o a los filtros de un proyecto abre lo que indica (la dirección los muestra, así que un enlace copiado abre las mismas tareas de la misma forma); un hito que se eliminó desde entonces se descarta, y también alguien que no puedes ver. Al cerrar sesión se olvida todo.
- El Cronograma muestra hoy, los hitos, lo que está con retraso y lo que requiere atención: arrastra una barra para cambiar sus fechas, o a la fila de alguien para dársela.
Más en Trabajar en equipo
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